一、檔案管理系統(tǒng)的功能有哪些

1、檔案的采集與形成

在線收集、離線采集、屬性新建、掃描新建、網頁新建、批量新建、批量上傳、批量掛接、批量著錄、在線移交、流程化歸檔、歸檔編輯、自動編號、電子標簽、自動標引、自動歸檔。

2、檔案的存儲

檔案注冊、檔案類型與屬性、檔案備份、虛擬庫房、存放地點、檔案注銷、綜合統(tǒng)計、到期檔案管理、表格打印、歷史版本、存儲加密、回收站與回收中心。

3、檔案的利用

搜索平臺、關鍵詞檢索、全文檢索、二次檢索、元數(shù)據(jù)檢索、編號搜索、類自然語言搜索、組合條件搜索、在線預覽、在線編輯、檔案編研、檔案利用統(tǒng)計、提醒、發(fā)放與移交、監(jiān)控平臺、操作日志、放擴散水印、借還登記。

4、系統(tǒng)管理

組織管理、用戶管理、模塊管理、對象管理、流程管理、綜合查詢、統(tǒng)計分析、系統(tǒng)維護。

5、安全管理

登錄審計、系統(tǒng)監(jiān)控、機器指紋、文檔防擴散、權限管理、數(shù)字證書。

二、檔案管理系統(tǒng)的作用

1、高效整合資源

發(fā)揮檔案價值通過數(shù)字化智能抓取與實時歸檔，對繁瑣的檔案信息進行收集與整合，實現(xiàn)檔案信息資源的集中管控，促進檔案的增值利用。

2、規(guī)范檔案管理

降低管理成本自動化、標準化、規(guī)范化檔案全生命周期管理，解決傳統(tǒng)管理方式導致的耗時長、工作量大、易出錯等問題，提升檔案管理效率。

3、信息安全管控

規(guī)避檔案風險多重檔案信息安全管控機制，嚴格文檔使用權限與安全控制，檔案使用全過程信息化可追溯，規(guī)避檔案信息遺失、泄漏等風險。

4、數(shù)據(jù)互聯(lián)互通

構建資源平臺基于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，將分散的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯總、集中進行處理，構建完整的檔案資源信息共享服務平臺。

三、檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點

檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢在于其高效、準確、方便快捷和經濟可靠。通過實現(xiàn)對檔案信息的網絡化傳輸和查詢，用戶可以實時查看自己的信息和檔案情況。

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